В целях эффективного планирования закупочной деятельности напоминаем о необходимости своевременного предоставления информации о планируемых закупках.
Основные сроки предоставления информации:
Заявки на текущий 2025 финансовый год – до 15 октября текущего года;
Заявки на закупки в 2026 году — за 30 рабочих дней до планируемой даты заключения договора.
Необходимый перечень документов для подачи заявки на закупку:
Служебная записка на закупку должна содержать следующую информацию:
Предмет закупки;
Обоснование необходимости закупки;
Объем товаров/работ/услуг (перечень);
Срок поставки товаров/работ/услуг (согласованный с поставщиком/подрядчиком/исполнителем, должен быть указан в КП);
Адрес поставки товаров/работ/услуг;
Существенные условия закупки: сборка, пуско-наладка, ввод в эксплуатацию, экспертиза и т.д.
Информацию об ответственном за приемку товаров/работ/услуг с указанием ФИО (полностью), номера контактного телефона и адреса эл.почты.
Три запроса о предоставлении ценовой информации (коммерческого предложения), три коммерческих предложения (ответ на запрос).
КП должно содержать: цену единицы товаров/работ/услуг, срок поставки, адрес поставки товаров/работ/услуг, срок действия предлагаемой цены и общая цена договора на условиях, указанных в техническом задании.
Срок действия КП должен соответствовать предполагаемым срокам осуществления закупки.
Техническое задание на поставку товаров/работ/услуг с указанием технических характеристик товаров/работ/услуг.
Сметный расчет, дефектная ведомость (ремонтные работы).
Дата составления служебной записки, подпись и ФИО инициатора закупки.
Заявка на закупку подписывается руководителем структурного подразделения/руководителем проекта.
Отметки о согласовании и утверждении заявки на закупку:
Согласование с планово-экономическим отделом/бухгалтерией;
Утверждение руководителем учреждения.
Согласованная заявка на закупку (весь пакет документов, оригинал) направляется в отдел закупок с отправкой электронных документов по закупке на электронный адрес:
Важно!
Несвоевременное предоставление заявки на закупку может привести к:
Срыву сроков проведения закупок;
Нарушению производственных процессов;
Дополнительным затратам организации;
Штрафам за нарушение исполнения обязательств учреждения перед Учредителем, контролирующими органами, Заказчиками.